Belastingtips

+ Fiscale Oudedagsreserve
+ Personeelsfeest
+ Rittenregistratie 2006
+ Telefoonkosten
+ Tips voor ondernemers
+ Tips voor bedrijven
+ Tips voor werknemers
+ Tips voor DGA's
+ Eindejaarstips 2005

  
Rittenregistratie 2006
 
De regeling voor de Auto van de Zaak een stuk eenvoudiger ten opzichte van voorgaande jaren. De bijtelling is verlaagd van maximaal 25% naar 22% ongeacht het aantal privé kilometers en ongeacht de auto. Voor wie onder de bijtelling uit wil komen zijn er nog maar enkele mogelijkheden. In dit artikel aandacht voor de nieuwe regeling en voor het bijhouden van een gedegen rittenregistratie kunt u tevens een kant-en-klaar Excel-spreadsheet downloaden. Doel van de nieuwe regeling is niet om te bezuinigen of belastingvoordeel te creëren, maar om de fiscale autozaken te vereenvoudigen. Er blijft namelijk maar één vorm van bijtelling bestaan: wie meer dan 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak, dient 22% van de waarde van de auto bij zijn inkomen op te tellen. Rijdt u minder dan 500 kilometer privé, dan bent u vrijgesteld van bijtelling, maar dan is een rittenregistratie wel noodzakelijk om hard te maken dat u inderdaad niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Overigens is die kans nu groter, omdat de gereden kilometers van woon naar werkplek in 2004 niet meer tot privé kilometers worden gerekend maar als zakelijke kilometers worden beschouwd. Voor het bijhouden van een gedegen rittenregistratie kunt u het hier te downloaden Excel-spreadsheet gebruiken. Dadelijk meer daarover.


Bestel- en andere auto's

Een slimme truc die tot voor kort nog wel eens werd gehanteerd was rijden in een aannemersbus met grijs kenteken. Zulke wagens waren namelijk ook vrijgesteld van bijtelling, terwijl je er toch met de hele familie in kon. Menig ondernemer heeft zich daarom de afgelopen jaren een luxe Mercedes Vito aangeschaft met dubbele cabine. Of een andere aantrekkelijke auto op grijs kenteken, zoals de Chevrolet Van Conversion of een verlengde terreinwagen met vier zitplaatsen, zoals de Mitsubishi L200 Double Cabin of een Ford Ranger. Maar helaas, wat ooit zo aantrekkelijk leek, is nu met een klap weggevaagd: voor de inspecteur komt voortaan elke auto die niet hoofdzakelijk voor goederenvervoer is bedoeld in aanmerking voor bijtelling. Dat zijn dus ook alle zojuist genoemde auto's, wat een bittere tegenvaller zal zijn voor ondernemers, die recentelijk zo'n auto hebben aangeschaft. Als uw bestelauto (nagenoeg) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen, dan hoeft u geen 22% van de waarde van de auto bij te tellen. Ook de 10% bijtellingsregeling voor bestelauto's is komen te vervallen. U moet wel het aantal privé kilometers maal de kilometerprijs van de auto aangeven.


22% over hoeveel?

U moet 22% van de waarde van de auto bij uw inkomen tellen. Onder 'waarde' wordt de cataloguswaarde inclusief BTW verstaan op het moment van aankoop. Ook alle accessoires worden meegeteld. Daarom is het slimmer om - voor zover mogelijk - accessoires pas na de aankoop in te laten bouwen. De fiscus doet niet aan afschrijving, dus elk jaar telt u 22% over de cataloguswaarde bij uw inkomen. Wat weinig mensen niet weten, is dat de cataloguswaarde alleen wordt gehanteerd voor auto's van 15 jaar en jonger. Is uw auto ouder, dan wordt gekeken naar de economische waarde en die kan een stuk lager zijn. Deze waarde is het geschatte bedrag dat iemand anders bij verkoop voor uw auto zou betalen.


Taxatie

De economische waarde wordt bepaald door een erkend taxateur. In de praktijk kan dat aanzienlijk schelen: uw auto is met 15 jaar nog geen echte klassieker (dat is hij pas vanaf 25 jaar), dus heeft hij nog niet zo'n hoge waarde, terwijl hij voor de meeste handelaren nog te jong is en voor hen niet interessant. Nu gruwt u misschien bij het idee om in een auto van 15 jaar of ouder rond te moeten rijden, want 'wat zullen mijn klanten daar niet van denken'. Dan zou u toch eens door een oud autojaarboek moeten bladeren, bijvoorbeeld van 1989: u komt daar beslist bijzondere auto's in tegen die u zullen aanspreken, maar waar u nooit aan gedacht zou hebben en waarmee u met een gerust hart bij uw klanten kunt komen voorrijden. De taxatie kunt u laten verzorgen via uw verzekeringsmaatschappij. Vaak kunt u voor uw auto dan meteen een classic car verzekering afsluiten, maar dan moet uw auto geen 'nog regulier model' zijn en u moet niet meer dan zo'n 10.000 kilometer per jaar rijden. Het exacte aantal kilometers verschilt per verzekeringsmaatschappij.


Kilometervergoeding voor privé-auto

Rijdt u overigens met uw privé-auto zakelijke kilometers, dan bedraagt de maximale belastingvrije vergoeding 18 cent per kilometer. Automobilisten kregen in 2003 maximaal 28 cent per zakelijke kilometer en 15 cent per woon werkkilometer onbelast vergoed. Belastingtechnisch doet het er vanaf 1 januari 2004 niet meer toe met welk vervoermiddel werknemers naar of voor hun werk reizen. Voor elk vervoermiddel kan tot 18 cent per kilometer onbelast worden vergoed: fietsers en scooterrijders kregen in 2003 maximaal 5 cent respectievelijk 10 cent per zakelijke kilometer en zij gaan er dus flink op vooruit. Ook fietsers, die meestal binnen 10 km van het werk wonen, kunnen nu onbelast een vergoeding van 18 cent per kilometer krijgen. Ook is er geen maximum meer voor forenzen die verder dan 20 km van hun werk wonen. Medewerkers die ver weg wonen zullen er dus op vooruit gaan, vooral als zij carpoolen. Hoewel de meerijregeling voor carpoolers per 2004 vervalt, komen voortaan behalve de chauffeur ook alle passagiers van het carpoolteam in aanmerking voor een onbelaste vergoeding van 18 cent per kilometer!


Rekenvoorbeeld

In de nieuwe regeling mag u voor elke kilometer woon werkverkeer 18 cent belastingvrij uitkeren. Stel dat u 25 km van uw werk woont, dan is de onbelaste vergoeding per dag 2x25x18 cent; de 10 km-drempel van de regeling uit 2003 is vervallen, evenals het maximumbedrag ad 130 euro per maand. Zelfs als u maar 5 km per dag rijdt, mag u de onbelaste vergoeding ontvangen.


Hogere vergoeding

Het onderscheid tussen woon werkverkeer en zakelijke verkeer vervalt volledig: voor elke kilometer mag maximaal 18 cent per km onbelast worden vergoed. Deze lagere vergoeding voor zakelijke kilometers kan betekenen dat werknemers minder geneigd zullen zijn om met hun eigen auto voor de zaak te rijden. Zou u hen als werkgever tegemoet willen komen en net als in 2003 de som van 28 cent per kilometer willen vergoeden, dan kost u dat extra veel, als gevolg van de brutering van het belaste deel van 10 cent per kilometer. Bij de vergoeding per kilometer dient uitgegaan te worden van de werkelijk gereden kilometers. Voor de dagen waarop niet gereisd wordt (ziekte, thuiswerken, verlof), kan geen vergoeding worden betaald. Dat betekent dat werkgevers en werknemers een rittenadministratie zullen moeten bijhouden!


Rittenregistratie in Excel

Als u op jaarbasis 500 of minder privé-kilometers rijdt geldt de bijtelling niet. U moet wel kunnen bewijzen dat u zo weinig privé-kilometers rijdt. Dat doet u met een rittenregistratie. Die kunt u ook gebruiken voor het bijhouden van de ritten, die in aanmerking komen voor de kilometervergoeding. Een handig hulpmiddel daarvoor is het Excel-werkblad, dat u hier kunt downloaden. Handel als volgt:

Start het downloaden. Kies in het dialoogvenster Bestand downloaden de optie Opslaan. Boven in het dialoogvenster Opslaan als klikt u in het witte vak achter Opslaan in. Daarmee verschijnt een lijst van mappen en drives. U plaatst de gedownloade bestanden op uw vaste schijf in de map Mijn documenten. Klik op Opslaan om het downloaden te starten. Klik op Sluiten om het dialoogvenster Het downloaden is voltooid te sluiten. Let wel: het gebruik van dit werkblad is geheel voor eigen risico. Het werkblad stelt u in staat een datum, ritnummer, de begin- en eindstand van uw kilometerteller, informatie over de reis en het karakter van de rit in te voeren. Het enige wat u nog moet doen is alles consequent invullen en het werkblad aan het einde van elke maand of aan het eind van het jaar afdrukken!

Het Excel werkblad Rittenregistratie2005.xls is gemaakt in Excel 2002, maar u kunt het in alle Excel versies gebruiken waarin u het kunt openen. Het werkblad bevat bovenaan wat algemene informatie in de in blauw gekleurde cellen. U vult om te beginnen het kenteken, merk en type van uw auto in. Ook dient u een periode aan te geven. Dat is meestal een heel jaar. Heeft u de auto slechts een deel van het jaar gebruikt, dan moet u de periode vermelden. Het aantal gereden kilometers moet in dit geval worden omgerekend naar een vol jaar.

In de eerste kolom typt u de datum van de rit. Wanneer dit in het huidige jaar is kunt u volstaan met de dag en maand, bijvoorbeeld: 4-3. Druk op de Tab-toets om naar de volgende cel te gaan. In de tweede kolom komt het ritnummer te staan. Een formule noteert hier al automatisch het cijfer 1 in zodra u aan een nieuwe dag begint. Is de datum in de eerste kolom gelijk aan die in vorige rij, dan vult de formule automatisch 2, 3 enzovoort in. Mocht u het hiermee niet eens zijn, dan typt u de gewenste waarde gewoon over de berekende waarde in kolom 2 heen.

In de derde kolom komt de beginstand van uw kilometerteller. Ook deze wordt door Excel automatisch berekend en overgenomen uit de eindstand van de vorige rij. Ook hier geldt: wanneer u een andere beginstand wilt invullen typt u deze gewoon in. In de vierde kolom, kolom D, typt u de eindstand van uw kilometerteller. In kolom E voert u het begin- en eindpunt van de rit in. Meestal volstaan plaatsnamen. In kolom F kunt u informatie over de gereden route kwijt wanneer deze afwijkt van de gebruikelijke route. In kolom G is ruimte voor een bezoekadres gereserveerd. Dit is geen eis van de belastingdienst, maar wordt wel veel gebruikt in rittenregistraties.

Kolom H tenslotte dient voor het invullen van het karakter van de rit. Dit kan bijvoorbeeld zijn privé of zakelijk. Wanneer deze twee woorden al eens zijn ingevuld volstaat het intypen van de eerste letter. Stel dat in de rij erboven het woord privé al is gebruikt, typ dan simpelweg de letter p en druk op Enter.


U moet de kilometers woon-werkverkeer meetellen als zakelijke (!) kilometers, dit in tegenstelling tot 2003.


Overzicht afdrukken

Steeds wanneer in kolom H het woord 'zakelijk' staat wordt het verschil tussen de eind- en beginstand van die rij genomen en in kolom J geplaatst. Als het woord 'privé' wordt aangetroffen worden de privé gereden kilometers van die rit in kolom K gezet. De formules die hiervoor zorgen zijn voor u gekopieerd tot rij 1000. Mocht u voorbij deze rij komen, dan moet u de formules zelf verder kopiëren. Aan het eind van elke maand of aan het eind van het jaar kunt u met een eenvoudige SOM formule berekenen hoeveel kilometers u hebt gereden. Daartoe telt u de waarden in kolom K op. Via Bestand >> Afdrukvoorbeeld krijgt u een indruk van het resultaat op papier. Afdrukken doet u via Bestand >> Afdrukken. Let op: wij zijn niet verantwoordelijk voor foutieve uitkomsten! Controleer altijd uw rittenstaat voordat u deze voor financiële, fiscale of juridische doeleinden gebruikt. Overleg ook met uw accountant of dit werkblad voor uw situatie toereikend is en of er inmiddels andere fiscale vereisten zijn.

Heeft u nog vragen dan kunt u gerust contact met ons opnemen.